Genç LGBTİ+ Derneği İzmir’de özelde gençler olmak üzere genelde tüm LGBTİ+’lar için danışmanlık hizmeti sağlama, örgütlenme, politika üretme ve sosyalleşme alanlarını mümkün kılmayı hedefleyen bir kurumdur. Derneğin etkinlikleri, hizmetleri ve politikalarını alanın ihtiyacı üzerinden şekillendirme amacı taşıyan Genç LGBTİ+ Derneği, öznelerin kimliklerine ve harekete içkin haklarına ve deneyimlerine değinen karar/eylem/üretim süreçlerine aktif katılımını önemser, çoğulcu ve kapsayıcı bir işleyiş için gönüllülere ihtiyaç duyar. 

1. Tanımlar

1. Gönüllü: Genç LGBTİ+ Derneğinin yaptığı çağrılar sonucu gönüllü toplantılarına katılmış, toplantılara devam eden, herhangi bir maddi çıkar gözetmeksizin karşılıklı bireysel ve topluluk açısından fayda sağlamak amacıyla  dernek faaliyetlerinde fikirsel ve/veya fiziksel emek harcayan ya da bunu taahhüt eden kişileri tanımlar. Gönüllüler derneğe üye olmak zorunda değildir.
2. Gönüllü Toplantısı: Genç LGBTİ+ Derneği gönüllü grubu tarafından organize edilen, gönüllülerin bir araya geldiği periyodik toplantıları tanımlar.

2. Gönüllü Toplantılarının Usulleri

1. Gönüllü toplantılarına ilişkin yer ve zaman bilgisi açık çağrı usulüyle derneğin sosyal medya hesapları üzerinden ve toplantı tarihinin öncesinde duyurulur. Acil durumlarda tüm gönüllüler ile iletişime geçilerek sosyal medya üzerinden çağrı yapılmaksızın toplantı alınabilir.
2. Dernek, senede en az iki kez olmak şartıyla gönüllü oryantasyonu etkinliği düzenler. Bu etkinlikte derneğe dair politikalar, derneğin çalışmaları, gönüllü grubunun çalışma usulü, alt çalışma gruplarının tanıtımı gibi başlıklar ele alınır. Oryantasyon toplantıları dışında da yeni gönüllülerin katıldığı toplantılarda dernek ve gönüllü grubu hakkında temel bilgi paylaşımı yapılır. Ayrıca yeni gönüllülerle paylaşılmak üzere online bir oryantasyon paketi hazırlanır ve tüm gönüllülerle paylaşılır.
3. Toplantı tarihi, saati ve sıklığına gönüllülerle birlikte derneğin genel takvimine uygun olacak şekilde karar verilir.
4. Toplantı süresi iki saati aşmayacak şekilde organize edilir. Toplantı sırasında ihtiyaca göre ara verilebilir. İki saatin dolması fakat gündemlerin tamamlanmaması halinde kalan gündemler bir sonraki toplantıya aktarılır.
5. Toplantı başlamadan önce toplantıyı modere etmesi ve söz sırasını takip etmesi için bir moderatör, toplantı notlarını kayda geçirmesi için bir yazıcı belirlenir.
6. Her toplantıda üç sabit gündem bulunmaktadır. Bir önceki toplantıda alınan kararların uygulanmasının ne durumda olduğunu ve derneğin bir önceki toplantıdan sonra neler yaptığının aktarıldığı “aktarımlar” gündemi, gönüllü grubu ile paylaşılması istenilen bilgi, haber ve etkinliklere ilişkin “duyurular” gündemi, gelecek etkinlikler ve faaliyetler için “öneriler” gündemi her toplantının üç sabit gündemidir.
7. Sabit gündemler dışında toplantı gündemi bir önceki toplantıdan kalan gündemler ve gönüllülerin gündem önerileri ile belirlenir.
8. Toplantılarda kararlar oydaşmacı (oy birliği) yöntemle alınır. Uzlaşmanın sağlanamadığı durumlarda çekince belirtme, çekimser kalma, şerh koyma, erteleme, yol verme gibi yöntemler uygulanır.
   

• Yol Verme: Alınan kararda ortaklaşılamadığı koşullarda da ilkesel bir çekince olmadığı sürece kararın uygulanması konusunda ön açmak, izin vermek
• Çekince Belirtme: Konuşulan konu üzerinden net bir uzlaşmaya varılamayan koşullarda ileriyi düşünerek  bir sebep veya durumu belirtmek ve yol vermek
• Çekimser Kalma: Konuşulan konu üzerinden net bir uzlaşmaya varılamayan koşullarda varılan nokta hakkında onay/red konusunda kararsız kalındığını belirtmek ve yol vermek
• Şerh Koyma: Konuşulan konu üzerinden çoğunluğun vardığı ortak karara itiraz ettiğini belirterek yol verme
• Erteleme: Konuşulan konu hakkında oy birliğine varılmadıysa ve karşılıklı ikna süreçleri tükendiyse daha sonra konuşmak üzere yeniden planlama yapmak

9. Toplantıya katılan tüm gönüllüler eşit söz hakkına sahiptir. Fikir belirtme ve karar alma süreçlerinde herhangi bir hiyerarşik usül bulunmamaktadır.
10. Toplantının düzeni açısından uzun ve tekrara düşen konuşmalara, ikili konuşmalara ve gündem dışı konuşmalara yer verilmez. Toplantı sırasında söz kesme, hakaret, aşağılama, ayrımcı ve nefret içeren söylemlerde bulunulmasına izin verilmez.
11. Genel gönüllü toplantılarının yanı sıra gönüllülerin ilgi alanları ve derneğin gündemleri doğrultusunda alt çalışma grupları kurulur ve bu gruplar kendi toplantılarını organize edebilirler. Bu toplantılar açık çağrı usulü dışında diğer toplantı kurallarına tabidir.

3. Gönüllü Grubunun İç İletişimi

1. Gönüllü grubu kendi iç iletişim yöntemini kendisi belirler. 
2. Belirlenen iç iletişim kanalında yer almak isteyen gönüllüler “Gönüllü Bilgi Formu” başlıklı online formu doldurarak bu iletişim kanalında yer alabilir.
3. İhtiyaç dahilinde iç iletişim kanalları kapatılıp yerine yenisi açılabilir ya da farklı kanallara geçiş yapılabilir.
4. İç iletişim kanallarında hakaret, aşağılama, ayrımcı ve nefret içeren söylemlerde bulunulmasına izin verilmez. Derneğin politika belgeleri ve etik kurul yönergesi bu noktada bağlayıcıdır. 

4. Gönüllülerin Hak ve Sorumlulukları

1. Gönüllülerin derneğin politika belgeleri, vizyon, misyon, ilke ve değerler, manifesto metinlerini okuyup içselleştirmiş olmaları beklenir. Bu belgeler dernek tarafından derneğin internet sitesinde açıkça paylaşılır.
2. Gönüllülerin toplantılarda alınan kararlara uyma ve takip etme sorumluluğu ve kararların uygulanmasını sorgulama hakkı vardır.
3. Gönüllülerin içerisinde bulundukları faaliyetlere dair arka plan bilgisi öğrenme, şeffaflık talep etme ve eleştirme hakkı vardır. Bunun için derneğe iletişim kanalları üzerinden ulaşma ya da gönüllü toplantılarında bu konuyu gündemleştirme yöntemleri kullanılabilir.
4. Gönüllüler yapmak istemediği işe zorlanamaz ve dernek faaliyetlerine ayıracakları zamanı kendi isteklerine göre belirlerler. 

5. Derneğin Hak ve Sorumlulukları

1. Dernek, gönüllü toplantılarında alınan kararları takip eder ve uygular.
2. Toplantı tarihlerinin öncesinde toplantı duyurularını hazırlar ve açık duyuruların yapılmasını hazırlar.
3. Derneğe ilişkin süreçler, toplantılarda alınan kararların durumu gibi konularda gönüllüleri bilgilendilendirir.
4. Sorumluluk alan gönüllülerin işlerini kolaylaştırmak için gerekli desteği sağlar.
5. Sorumluluk alan gönüllülere sorumluluklarını hatırlatır.
6. Derneğin politika belgeleri, vizyon, misyon, ilke ve değerler, manifesto gibi belgelerinin ihlal edildiği notlarda iç prosedürler hatırlatılır ve gerekli mekanizmalar (yk, dernek politika belgeleri ve etik kurul yönergesi) harekete geçirilir.

6. Geri Bildirim Mekanizması

1. Gönüllü grubunun işleyişine dair gönüllüler her toplantıda geribildirim verme ve açıklama talep etme hakkına sahiptir.
2. Toplantıda belirtmek istemeyen gönüllüler için online bir geri bildirim formu gönüllüler tarafından her zaman erişilebilir bir şekilde hazır bulunur.
3. Dernek en az yılda bir defa katılmak isteyen gönüllülerle birebir görüşmeler yaparak yüz yüze geri bildirimleri alır.
4. Gönüllülerle yapılan her etkinlik/ faaliyet sonrası değerlendirme toplantıları yapılarak ya da ilk toplantı gündemleri arasına değerlendirme başlığı eklenerek ilgili faaliyet hakkında geri bildirimler toplanır.